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Ist Ihr Motto „Die Leute sollen sich auf ihre Arbeit konzentrieren – um den Rest kümmern wir uns“? Oder halten Sie es mit Jacques Welch „Was ich den Mitarbeitern nicht verständlich machen kann, kann ich nicht realisieren“? Machen Sie Ihre Mit-Arbeiter zu Mit-Wissern und zu Mit-Treibern.


„Und ich hab‘ nichts davon geahnt .....“ oder „Das wahre Märchen von der internen Kommunikation“

Rolf Meier liest beim Frühstück in der Zeitung, sein Unternehmen werde Arbeitsplätze ins Ausland verlagern. Jörg Völler hört es auf dem Weg zur Arbeit im Autoradio, Anne Kuhn in der Kantine, wo sie sich einen Kaffee mit zum Schreibtisch nehmen will. Auf den Fluren des Verwaltungsgebäudes der Ingo Benz GmbH ist an diesem Vormittag immer wieder zu hören: „Und ich hab‘ nichts davon geahnt...“. In der Produktion des Kartonagenherstellers ist keiner konzentriert bei der Sache. Der Aussendienst hängt nur noch an seinen Mobiltelefonen, um sich zu informieren, inwieweit er betroffen sei.

Nur: Es gibt keine Information im Unternehmen – wie so oft schon. Die Meldung in den Medien geht zurück auf eine Äusserung des Geschäftsführers am Rande eines Business-Lunches – zufällig aufgeschnappt von einem anwesenden Journalisten und gerne übernommen, da sonst wenig zu erfahren ist über die Ingo Benz GmbH.

Die Aufregung in der Geschäftsleitung ist gross: über die verantwortungslosen Medien und ihre unseriöse Berichterstattung. Der Betriebsrat ist alarmiert und verlangt umgehende Aufklärung. Und die Mitarbeiter? Sie sind schockiert, suchen nach Antworten, die keiner gibt, sie rätseln, spekulieren, erfinden Geschichten und erzählen sie weiter. Zumindest für diesen Tag ist ihr Engagement für die Firma auf dem Nullpunkt und die Gerüchteküche brodelt.

Wie dieses „wahre Märchen“ weiter geht? Es gibt zwei Möglichkeiten:

Entweder, das Top-Management igelt sich ein, verweist auf „nicht spruchreife Gedankenspiele angesichts möglicherweise erforderlicher Zukunftsszenarien zum Wohle des Unternehmens und seiner Mitarbeiter ....., blablatrödtröd.....“. Die Folge? Eine auf Dauer unglaubwürdige Geschäftsleitung und verunsicherte Mitarbeiter, wahrlich keine Basis für wettbewerbsfähiges, erfolgreiches Wirtschaften.

Geheimniskrämerei
Oder der Chef erkennt, dass die bisher übliche Geheimniskrämerei spätestens in schwierigen Zeiten die dann sowieso vorhandenen Probleme noch verstärkt. Er reisst diesmal das Ruder ‚rum, entschliesst sich zu aktiver Information und Kommunikation nach innen wie nach aussen. Keine leichte Aufgabe, denn das Misstrauen bei den Gesprächspartnern dürfte gross sein und kann nur Schritt für Schritt und mit langem Atem abgebaut werden.

Die andere Version des Märchens „vom Luxus der internen Kommunikation“ ist schnell erzählt:

Meldungen verschiedener Medien über den angeblich bevorstehenden Arbeitsplatzabbau des Kartonagenherstellers werden von den Mitarbeitern eher beiläufig zur Kenntnis genommen. Gegenüber Freunden und Familienangehörigen nehmen sie souverän Stellung, rücken reisserische Kommentare zurecht. Sie selber wissen es besser und haben über die Jahre erfahren, dass sie sich auf die Informationen aus der Geschäftsleitung verlassen können.

Für das Top-Management der Ingo Benz GmbH ist eine funktionierende interne Unternehmenskommunikation weder lästige Pflicht noch verzichtbarer Luxus. Hier nutzt man den stetigen und offenen Dialog, auch zu kritischen Themen und über alle Hierarchieebenen hinweg als Führungsinstrument. Darüber hinaus hat man erfahren, dass aufgeklärte Führungskräfte wie Mitarbeiter auch einen unschätzbaren Beitrag leisten zu einer glaubwürdigen Öffentlichkeitsarbeit. Im konkreten Fall wissen alle Betriebs-angehörigen, dass ein Teil der Produktion mittelfristig nach Slowenien verlagert werden soll.

Die Führungskräfte unterstützen diese Entwicklung, waren sie doch in die Entscheidungsprozesse eingebunden. Die Mitarbeiter der betroffenen Bereiche sind alle persönlich informiert und können sich darauf verlassen, zeitnah über konkretere Beschlüsse ins Bild gesetzt zu werden. So vermeidet die Ingo Benz GmbH auch das Abwandern frustrierter oder verunsicherter Leistungsträger. Gleichzeitig ermöglicht sie Betroffenen, sich frühzeitig innerhalb wie ausserhalb neu zu orientieren.

Kommunikation heisst Führen und Gestalten
Ist Ihr Motto „Die Leute sollen sich auf ihre Arbeit konzentrieren – um den Rest kümmern wir uns“? Oder halten Sie es mit Jacques Welch „Was ich den Mitarbeitern nicht verständlich machen kann, kann ich nicht realisieren“?

In der Theorie stimmt inzwischen die Mehrheit der Unternehmensführer dem legendären Amerikaner zu. Doch im praktischen Alltag sieht das oft noch anders aus. Da fehlt es angeblich an der Zeit für die regelmässigen Informationskaskaden; da befürchtet man Ärger oder gar wirtschaftlichen Schaden durch zu frühe, zu detaillierte Mitteilungen; da wird die Börsennotierung als Hinderungsgrund ins Feld geführt; und schliesslich verlässt Viele der Mut spätestens dann, wenn es negative Entwicklungen zu berichten gibt. Ergebnis ist eine Belegschaft von Einzelkämpfern; jeder hat seine eigen, selbst gestrickte Vorstellung vom Unternehmen, seinen Zielen und seiner aktuellen Situation. Wie können solche führungslosen Mitarbeiter an einem Strang und in die gleiche Richtung ziehen?

Kommunikation mit Mitarbeitern
Die Kommunikation mit den Mitarbeitern ist kein Selbstzweck. Es geht weder um die Befriedigung simpler Neugier noch darum, dem Zeitgeist zu frönen. Es geht darum, den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens zu gestalten. Die Mitarbeiter wollen ihren Beitrag dazu leisten. Dafür müssen sie aber wissen, wohin die Reise geht. Nehmen Sie sie an die Hand, führen Sie sie über die oft holprigen Wege – mithilfe einer langfristig angelegten, konsequent offenen, verlässlichen und konsistenten Kommunikation.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass interne Kommunikation nicht als „stand alone“ angesehen wird. Zusammen mit der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, der Marketingkommunikation, gegebenenfalls Investor Relations etc. muss sie zu einem in sich stimmigen Gesamtauftritt führen. Der Mitarbeiter kennt ja nicht nur das Intranet oder hört die Argumente seines Vorgesetzten. Er liest die Zeitung, spricht mit Kunden, nutzt vielleicht selber die Dienstleistungen seiner Firma oder besitzt gar Belegschaftsaktien. Interne Kommunikation kann also nur erfolgreich sein, wenn sie als integraler Bestandteil, als ein Baustein der gesamten Unternehmenskommunikation verstanden wird – immer mit der Massgabe: Zuerst die Mitarbeiter.

Einbezug von Mitarbeitern
Beziehen Sie die Belegschaft frühzeitig und regelmässig ein in die grosse Linie Ihrer strategischen Überlegungen, in Abläufe und Prozesse. Warten Sie nicht mit der Kommunikation „bis alle Entscheidungen stehen“. Dann ist es schon zu spät, haben sich Legenden gebildet und hat sich Verunsicherung breit gemacht. Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an mit. So nutzen Sie in jeder Phase ihr ganzes Potential – gerade auch in Zeiten des Wandels, der Veränderung, neuer Herausforderungen.

Je mehr der Einzelne weiss über Hintergründe und Zusammenhänge, je regelmässiger er von seinem Vorgesetzten à jour gehalten wird, desto besser kann er die Bedeutung seines eigenen Beitrags einschätzen, desto motivierter ist er bei der Arbeit und desto produktiver setzt er sich für Ihre Ziele ein. Darüber hinaus ist er stolz auf sein Unternehmen und vertritt es glaubwürdig in der Öffentlichkeit, gegenüber Freunden, Nachbarn, Familienangehörigen.

Vor allem in schwierigen Situationen gilt: Überall dort, wo die Geschäftsleitung ein Vakuum entstehen lässt, wo mangels verlässlicher Information die Gerüchte spriessen und eventuell Dritte eigennützige Interessen verfolgen, nimmt das Unternehmen Schaden. Wenn nicht erläutert wird, warum ein Merger erforderlich wird, warum Personaleinschnitte nötig sind, die Produktionsabläufe beschleunigt werden müssen oder ein Standort zu schliessen ist, laufen Sie Gefahr, dass Mitarbeiter konterkarieren, blockieren, opponieren – sei es aus Nichtwissen, sei es aus Enttäuschung.

Besonders Dienstleistungsunternehmen mit Mitarbeitern im direkten Kundenkontakt stehen dabei vor einer grossen Herausforderung. Der Berater in der Bank, der Verkäufer im Warenhaus, der Kassierer an der Kasse, der Begleiter im Zug oder im Flugzeug – sie alle sind Teil des Produktes und sie „machen Stimmung“, entweder für oder gegen das Unternehmen.

Und nicht zuletzt gilt: Persönliche Betroffenheit ist für den Einzelnen schlimm genug – aber leichter zu ertragen, wenn der Vorgesetzte ihm die Zusammenhänge erläutert. Auch das gehört zu kompetenter Führung.

So machen Sie aus Ihren Mit-Arbeitern Mit-Wisser und Mit-Treiber bei den grossen Heraus-forderungen und den erforder-lichen Veränderungsprozessenin Ihrem Unternehmen: 7 Gebote für den Chef:

• Interne Kommunikationist Chefsache!
  Delegieren Sie das Kommunikationsmanagement – aber nicht die Kommunikation. Kommunizieren Sie persönlich, wo und wann immer das möglich ist.
• Kommunizieren heisst führen!
  Verpflichten Sie die Führungskräfte zum gleichen Verhalten, wie Sie es vorleben. Machen Sie effektives Kommunikationsverhalten zum Bestandteil der variablen Führungskräftevergütung.
• Zuerst die Mitarbeiter!
  Die Mitarbeiter müssen schneller und intensiver informiert werden als die breite Öffentlichkeit. Das nutzt den Abläufen im Unternehmen, stärkt die Motivation und unterstützt Marketing wie Öffentlichkeitsarbeit.
• Nicht kneifen, wenn es brenzlig wird!
  Bleiben Sie offen und gesprächsbereit – auch in schwierigen Zeiten und vor allem gegenüber persönlich Betroffenen. Das schafft Vertrauen, stärkt Ihre Glaubwürdigkeit und erleichtert so die Führung.
• Hören Sie den Mitarbeitern zu!
  Bleiben Sie jederzeit offen und gesprächsbereit. Sie vermeiden Verunsicherung und Unruhe – und erfahren ganz nebenbei viel Ungeschminktes, z.B. auch über Kundenreaktionen.
• Sorgen Sie für denAuftritt aus einem Guss!
  Interne Kommunikation ist integraler Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Sprechen Sie intern und extern, gegenüber allen Zielgruppen mit einer Stimme.
• Fangen Sie heute an – und bleiben Sie konsequent dran!
  Vertrauen baut sich langsam auf – doch ohne Glaubwürdigkeit kann keiner erfolgreich führen.