Fachartikel

Uhr oder Kompass?

Von der Kraft der Lebensziele – oder: alles beginnt bei uns selbst

Es gibt keine Patentrezepte zur Lösung der geschilderten Probleme, aber folgende Vorgehensweise trägt dazu bei, dass Sie zu einer harmonischen Balance zwischen einem glücklichen Privat- und einem erfolgreichen Berufsleben finden. Zu Beginn des Seminars werden Analysen und Fragebogen zur bisherigen Lebens- und Arbeitsweise beantwortet:

• Was erwarte ich vom Leben?
• Was bekomme ich vom Leben?
• Bin ich mit dem, was ich bekomme, zufrieden?
• Wenn nicht, was tue ich konkret, um zu bekommen, wonach ich mich sehne?

Erst wenn Sie sich darüber klar geworden sind, was Sie in Ihrem Leben alles erreichen möchten, können Sie im nächsten Schritt Gedanken darüber anstellen, was für Ihre individuelle Lebensgestaltung wichtig und nicht so wichtig ist.

Eine gut funktionierende Selbstorganisation mit zuverlässiger Zeitplanung, intelligentem Selbstmanagement und rationeller Arbeitsmethodik ist ohne die Ausrichtung auf ein verlockendes Lebensziel nicht möglich!

Motto: Zeitplanung setzt Lebensplanung voraus!

Im zweiten Schritt beantworten Sie (wiederum schriftlich) folgende Fragen:

• Leisten Sie viel? Warum machen Sie das?
• Tun Sie es, um geachtet und/oder geliebt zu werden?
• Oder wollen Sie etwas vergessen, verdrängen bzw. abarbeiten?
• Wissen Sie, dass man sich das Wichtigste im Leben, die Liebe, das Vertrauen, die Freundschaft, nicht durch Leistung – allein – verdienen kann?

 Und zum Schluss kommt die Frage: Was will ich mit 84 Jahren erreicht haben? Mindestens 20 Punkte, 10 davon immateriell, werden notiert. Aufgrund dieser Vorarbeit sind Sie nun in der Lage, klare Prioritäten für sich selbst, für das private und berufliche Umfeld zu setzen. Sie wissen nun, was Sie wollen und vor allem – was Sie nicht wollen!

Motto: «Für ein Schiff ohne Zielhafen ist kein Wind günstig.» (Seneca)

Erfolgsgeheimnis rationelle Arbeitsmethodik oder: Fertigungszeit kontra Rüstzeit!
Gute Ordnungssysteme beantworten nur eine einzige Frage: «Wohin damit?» Im allgemeinen ist die Aktenstapel- bzw. Spickzettelmethode weit verbreitet, weil nicht rechtzeitig entschieden wird: «Wohin damit?» Man legt nicht sofort bei Eintreffen eines Schriftstückes fest, wohin es gehören soll – und legt es erst einmal (vielleicht sogar noch «ordentlich» in einer Klarsichthülle, einem Schnellhefter oder einer Eckspannermappe eingelegt) zur Seite, bis man weiss, was man will.

So entstehen auf dem Schreibtisch, auf dem Sideboard und auf der nahegelegenen Fensterbank Berge von «Wanderdünen», die immer wieder durchsucht werden müssen, weil man nicht mehr weiss, welches Schriftstück sich in welchem Stapel befindet. Dies hat die fatale Folge, dass die (unnötigen) Rüstzeiten ins Gigantische wachsen, und der Anteil der wertschöpfenden Tätigkeit geht drastisch zurück. Die Folge: Die Arbeitszeit steigt ständig an, weil der Verlust der rein produktiven Arbeit durch (eigentlich unnötige) Überstunden aufgefangen werden muss; regenerative Freizeit wird immer weniger.

Überstunden sollten Sie sich für diejenigen Zeiträume vorbehalten, wenn dank sprudelnder Umsätze Mehrarbeit zu bewältigen ist oder wenn wegen Personalengpässen (z.B. Urlaub, Krankheit von KollegInnen) mehr als üblich zu tun ist.

Dies alles muss nicht sein, denn mit der richtigen Arbeitsmethode lassen sich diese Entwicklungen stoppen. Die Lösung lautet: Vom Volltischler zum Leertischler.

Vom Volltischler zum Leertischler

Damit ist gemeint, dass sich nur noch jene Arbeitsvorgänge am Schreibtisch befinden dürfen, an denen gerade gearbeitet wird. Alles andere befindet sich dort, wo es hingehört – und dafür darf es nur drei Möglichkeiten geben:

1. Projekte (Aufträge von/an Kunden/Lieferanten A-Z)
2. Dokumentation (Stichwortablage A-Z, z.B. Artikel aus Fachzeitschriften usw.)
3. Termin-Wiedervorlage (1–31 für den laufenden Monat und Jan.–Dez. für den Rest des laufenden und des folgenden Jahres)

Erste-Hilfe-Massnahme 1:
Einführung einer gemischten Schriftgut-organisation mit Hebelordnern und projektorientierter Loseblattablage in Einstellmappen. Für das langfristige Aufbewahren von Schriftgut, wie z.B. numerisch abgelegter Rechnungskopien in der Buchhaltung, Bedienungsanleitungen, Versicherungsunterlagen usw., gibt es nach wie vor keine Alternative zum guten alten Hebelordner.

Motto: aus den Augen – aus dem Sinn

Wenn Sie aber häufig auf Projektunterlagen zurückgreifen müssen (Angebote, Aufträge, Einkaufsunterlagen usw.) und wenn diese immer wieder ergänzt werden, dann ist die projektorientierte Loseblattablage in Einstellmappen das Mittel der Wahl. Sie benötigt am wenigsten Platz, ist vom Material her gesehen am preisgünstigsten, und sie ist am schnellsten und einfachsten zu handhaben.

Gleich bei Eintreffen eines Vorgangs wird eine Einstellmappe angelegt, indem sie mit einem Selbstklebereiter codiert (= beschriftet) wird. Sie geht entweder auf Termin, zu den Projekten oder in die Dokumentation. Dieses Kennzeichnen mit einem Selbstklebereiter dauert nach nur wenig Übung nicht länger als das Zusammenheften mit einer Büroklammer, und Sie erreichen einen freien Schreibtisch, ein geordnetes Büro und – Sie werden es nicht für möglich halten – einen klaren Kopf.

Motto: Einstellmappe = Arbeitsmappe = Archivmappe

Erste-Hilfe-Massnahme 2:
Rüstzeiten reduzieren! Unnötige Rüstzeiten eliminieren (z.B. das Durchsuchen von Wanderdünen), und notwendige Rüstzeiten auf das sinnvolle Mass reduzieren. Damit erhöhen Sie den Anteil der wertschöpfenden Fertigungszeit (ja – das gibt es auch im Büro!), und Sie steigern Ihre quantitative und qualitative Leistung.

Selbst wenn Sie einmal überraschend ausfallen sollten, können Ihre Kolleg/innen ohne Probleme auf die erforderlichen Unterlagen zurückgreifen. Das sofortige Codieren einer Einstellmappe mit dem Beschriften des Selbstklebereiters ist die sinnvollste Rüstzeit, die Sie sich antun können!

Das Durchsuchen von Wanderdünen nach Vorgängen gemäss dem Motto: «Wo war denn noch ...» ist dagegen sinnlos vertane Arbeitszeit, da dies nicht zu einer Erhöhung der Wertschöpfung führt.

Motto: Auch ein Narr kann sich den ganzen Tag beschäftigen.

Richtig ordnen – sofort wiederfinden
Bei der «Wanderdünen-Methode» haben Sie das Schriftstück «irgendwohin» abgelegt. Das dicke Ende kommt aber dann, wenn Sie es wieder brauchen. Ihre Ablage ist nur dann gut organisiert, wenn Sie maximal 1 Minute benötigen, um einen Vorgang zu finden! Jede Minute, die Sie nicht suchen müssen, zahlt sich aus, weil Sie Zeit einsparen, die sich am Ende des Tages leicht auf 1 bis2 Stunden summieren kann.

Motto: eine chaotische Ablage kostet Zeit, Geld – und Kunden

Der Papierkorb ist der grösste Freund des Menschen

So schaffen Sie mehr als bisher, ohne sich zu überfordern

• Schaffen Sie sich schriftlich formulierte Lebensziele, und prüfen Sie regelmässig, ob sie «auf Kurs» sind.
• Unterscheiden Sie zwischen «wichtig» und «unwichtig», und trennen Sie sich von allem Unwichtigen.
• Setzen Sie Prioritäten, und seien Sie konsequent bei deren Anwendung!
• Kaufen Sie sich einen kleinen Schreibtisch – aber einen grossen Papierkorb.
• Lernen Sie, höflich und diplomatisch «Nein» zu sagen, und bekämpfen Sie Ihre «Aufschieberitis».
• Lernen Sie zu delegieren; man kann auf Dauer nicht alles selbst machen.
• Erlernen Sie eine Entspannungsmethode, die Ihnen hilft, den Alltagsstress abzubauen.
• Bedenken Sie, dass es auch ein Leben vor dem Tode gibt.