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Entfernung ist ein «Auslaufmodell»

Banken und Versicherungen rücken näher zusammen, Grosskonzerne entstehen, Kunden erwarten Komplettlösungen, und neue Technologien gewinnen zunehmend an Bedeutung. War bisher der direkte Kontakt zum Kunden der Schlüssel zum Geschäft, wählt der Kunde heute über das Internet anonym und schnell aus dem Angebot unterschiedlichster Anbieter.

Resultierende Veränderungen der Unternehmensstrukturen, flexible Produktangebote sowie ein verstärkter Druck auf die Kosten stellen neue Ansprüche an die Unternehmensprozesse. Die zukunftsorientierte Gestaltung von Prozessen wird zur Aufgabe aller Führungskräfte im Unternehmen.

Wer erhalten will, muss verändern

Viele Entscheider stellen sich die Frage: «Können wir uns neben einem neuen IT-Projekt auch noch eine Prozessoptimierung leisten?» Die Frage sollte besser lauten: Können wir es uns leisten, ein neues Datenverarbeitungssystem (DV) einzuführen, ohne vorher unsere Geschäftsprozesse zu optimieren? Was nützt ein automatischer Workflow, wenn der nächste Sachbearbeiter den Vorgang erst einmal liegen lässt? Was nützt eine integrierte Kreditsachbearbeitung, wenn die Filialen auf Einzelaufträge ausgerichtet sind?

Sicherlich ermöglichen moderne DV-Systeme eine höhere Effizienz durch das Vermeiden von Medienbrüchen, Transportzeiten oder Informationsdefiziten. Das Potential steckt in der Beseitigung organisatorischer Barrieren wie einer zu hohen Arbeitsteilung, hohen Liegezeiten, unklaren Zuständigkeiten, falschen Steuerungsprinzipien oder Abteilungsdenken.

Das Potential zu Quantensprüngen liegt in der ganzheitlichen prozessualen Betrachtung des Unternehmensgeschehens. Dieser Ansatz setzt voraus, dass von der üblichen abteilungs- und funktionsbezogenen Denkweise Abstand genommen wird. Die prozessorientierte Unternehmensphilosophie versteht nicht nur das Unternehmen, sondern auch seine Kunden, Lieferanten und Partner als ein logisch zusammenhängendes System.

Nur wer seine Prozesse kennt, wird sie auch beherrschen

Die grösste Herausforderung der Prozessoptimierung besteht darin, die heutigen komplexen Prozesse aufzulösen und durch intelligente Organisation einfach, durchgängig und flexibel zu gestalten. Will man Prozesse verbessern, ist das kritische Durchleuchten aller Tätigkeiten unabdingbar. Liebgewonnene Gewohnheiten müssen abgeschafft werden, um effizienter, schneller und besser am Markt zu agieren.

Für die Optimierung der Prozesse gibt es zwei Blickrichtungen: das Reengineering, d.h. die Optimierung der Ist-Prozesse, sowie die Modellierung, d.h. die Gestaltung von Modell- und Zielprozessen als Vision für die nächsten Jahre. Während eines Projektes sollten beide Vorgehensweisen durchgeführt werden. Dies stellt sicher, dass operationale und strategische Ideen zielgerichtet implementiert werden.

Ungeahnte Kreativitätspotentiale nutzen

Zufriedene Kunden und produktive Prozesse lassen sich nur mit motivierten und qualifizierten Mitarbeitern und Führungskräften realisieren. Sie stehen in einem prozessorientierten Unternehmen im Mittelpunkt des Geschehens und sind die grössten Erfolgsfaktoren.

reativität und Innovationsfähigkeit wird gefordert und gefördert. Mitarbeiter werden motiviert, die Prozesse kontinuierlich zu verbessern und sich aktiv am gesamten Unternehmensgeschehen zu beteiligen. Kreativitätspotentiale lassen sich durch ein entsprechendes Arbeitsumfeld, Erfolgsorientierung und neue Anreizsysteme wecken. Eine wachsende Zahl von Mitarbeitern will im Rahmen ihrer Arbeit eigene Vorschläge machen und an deren Verwirklichung teilhaben. Sie wünschen zudem mehr Verantwortung und einen grösseren Handlungsspielraum. Sie wollen die Methoden zur Lösung eines Problems selbst bestimmen und in Entscheidungen ihrer Vorgesetzten mit einbezogen werden. Hier bietet die Einführung der Prozessorientierung eine grosse Chance.

Zusammenfassung und Ausblick

Die besten Unternehmen zeichnen sich heute durch kompromisslose Einfachheit aus, sowohl in der Zielsetzung als auch in Strukturen und Prozessen. Mit weniger Produkten, weniger Personal erzielen sie bei deutlich kürzeren Durchlaufzeiten eine wesentlich höhere Rendite.