Fachartikel

«Starten Sie eine Informations-Diät: Fragen sie sich, im Sinne von zero-based budgeting, welche Informationen Sie wirklich aufgrund Ihrer Aufgaben benötigen und in welcher Form und Frequenz.» Martin J. Eppler

Die Informationsflut macht heute mehr als jedem zweiten Manager ernsthaft zu schaffen. Dies folgt aus einer repräsentativen, weltweiten Umfrage, welche von REUTERS letztes Jahr durchgeführt wurde. 80 Prozent der befragten Manager glauben zudem, dass sich diese Überschwemmung mit Information im Management weiter verschlimmern wird. Die einzig mögliche Gegenstrategie besteht dabei aus einem systematischen persönlichen Wissensmanagement. Nur so kann aus der Vielzahl von Informationen das richtige, entscheidungsrelevante Wissen gewonnen werden. Ein derartiges Wissensmanagement für die einzelne Führungskraft besteht aus einer Reihe von Prinzipien, von denen in der Folge einige aufgeführt sind. Sie können den Umgang mit Informationen und dem eigenen Wissen nachhaltig verbessern:

Strukturieren
Sie die benötigten Informationen aufgrund der Aufgaben Ihres Arbeitsbereiches und setzen sie dementsprechend Prioritäten. Sie können z.B. nach folgendem bewährten Prinzip (in Anlehnung an die bekannte «Eisenhower-Matrix») vorgehen: Dringende und wichtige Informationen sofort sichten und lesen, dringende aber weniger wichtige weiterleiten, wichtige und weniger dringende auf später verschieben (ablegen) und unwichtige und nicht dringende Informationen direkt entsorgen.

Verbessern
Sie Ihre Informationskompetenz, indem Sie gezielter und selektiver lesen und indem Sie moderne Informationsinstrumente (wie z.B. personalisierte Nachrichtendienste (Wie beispielsweise www.my.yahoo.com), Metasuchmaschinen (ein empfehlenswerter, sehr einfacher Agent stammt etwa von www.webferret.com) oder Visualisierungstechniken) erlernen. Verbessern Sie auch die Absprache mit Kollegen, um so Informationsaufgaben aufteilen zu können (wer liest was?)

Zentral ist die Trennung von Wesentlichem und Unwesentlichem: Verwenden Sie aufgrund dieser Unterscheidung verschiedene Lesetechniken, wie z.B. Speed Reading für «diagonales Lesen» oder die Methode «SQ3R» (Survey, Question, Read, Recall, Review) für intensives Lesen.

Achten
Sie genauer auf die Motive, welche hinter einer Information (beispielsweise einer E-Mail) stehen (z.K. = zwecks Karriere, zur Absicherung, aus «politischen» Gründen etc.) und die Signale, welche auf die Qualität der Information deuten (Quelle, Stil, Medium, Autor, Aktualität etc.).

Reduzieren
Sie die Anzahl regelmässig auf Sie eintreffender Informationen (Bsp.: Verteiler, Zeitschriften, «Z.K.»s etc.) oder bündeln sie diese (beispielsweise durch einen Pressespiegel oder durch die Delegation von Zusammenfassungen an sogenannte Ghostreader).

Verlangen
Sie von Ihren Arbeitskollegen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern, dass sie auf die Informationsqualität achten, d.h. dass sie kompakte, gut strukturierte Informationen mit Zusammenfassungen und Kommentaren zu Relevanz und Aufbau eines Textes liefern.

Nutzen
Sie Filter (persönliche, soziale, technologische) und persönliche Netzwerke intensiver, um nur die für Sie relevanten Informationen zu erhalten.

Starten
Sie eine Informations-Diät: fragen sie sich, im Sinne von zero-based budgeting, welche Informationen Sie wirklich aufgrund Ihrer Aufgaben benötigen und in welcher Form und Frequenz.

Versuchen
Sie anstatt ziellos und auf Vorrat Informationen zu sammeln, Hypothesen zu entwickeln, welche Ihre Informationssuche lenken und fokussieren können. D.h. entwickeln Sie eine mögliche Antwort auf Ihr Problem (= die Hypothese) und suchen Sie in der Folge nur nach Informationen, welche diese Antwort entweder bestätigen oder widerlegen können.