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23.02.2016

8 Tipps für Einkäufer

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Welche Themen und Aufgaben sollte der Einkäufer anpacken, damit er sich zunehmend von der operativen Hektik lösen und somit intensiver seiner strategischen Beschaffungsfunktion widmen kann? Einkaufs-Profi Horst Bayer gibt acht essenzielle Tipps.

Der Arbeitsalltag eines Einkäufers ist in erster Linie von operativen Aktionen geprägt. Er muss bei den Leistungsstörungen der Lieferanten wie Lieferverzögerungen, Über-, Unter- und Vorlieferungen, bei Service- oder Qualitätsproblemen sofort reagieren und Lösungen finden, um weitergehende Eskalationen und Kosten für sein Unternehmen zu vermeiden. Dazu steigt ständig der Druck auf den Einkauf, die Preise zu reduzieren, ausgelöst durch Ertragsprobleme seines Unternehmens oder höhere Gewinnerwartungen der Investoren beziehungsweise der Eigentümer. In gleicher Weise ist der Einkauf zunehmend und abteilungsübergreifend in technisch-konstruktive Kundenprojekte involviert und muss hier seine fachliche, kostenorientierte aber auch seine soziale Kompetenz in verschiedenen Arbeitsteams beweisen. Und nicht zuletzt kommen auf den professionellen Einkauf die logistischen Optimierungsansprüche seines Unternehmens an die jeweils unterschiedlichen Logistik-Prozesse der Lieferanten zu. Es geht dabei um die Gestaltung von Kanban-Systematiken, Vertragsfestlegungen hinsichtlich Verfügbarkeiten von Beständen, elektronische Lieferantenanbindungen und vieles andere mehr.

Feuerwehraktionen statt strategische Einkaufsarbeit

Zusammengefasst ist festzuhalten, dass sich die Mitarbeiter des Einkaufs überwiegend mit Feuerwehraktionen befassen wie Termine retten und Qualitätsprobleme lösen - konkret: den Lieferanten «Druck zu machen». Nebenbei gilt es, den eigenen Vertrieb hinsichtlich eventuell entstandener Lieferprobleme an Kunden zu beruhigen. Die Einkäufer beschäftigen sich mit den täglichen Überraschungen und weniger mit der strategischen Einkaufsarbeit wie die

  • konsequente Umsetzung der Unternehmensstrategie in eine Gewinn bringende Einkaufsstrategie mit definierter Beschaffungsmarkt-, Lieferanten-, Qualitäts- und Vertragspolitik
  • Planung und Steuerung der Materialpreisentwicklungen
  • Initiierung und Durchführung von Make-or-Buy-Entscheidungen
  • Gestaltung der Lieferantenentwicklungen mit bevorzugten Lieferanten
  • Versorgungssicherheit für Risiko- Materialien durch «Dual-Sourcing» abzusichern

Zurück zu der eingangs erwähnten Fragestellung: Welche Themen und Aufgaben sollte der Einkäufer anpacken, damit er sich zunehmend von der operativen Hektik lösen und somit intensiver seiner strategischen Beschaffungsfunktion widmen kann? Hier sind sie:

Die 8 Tipps aus der Einkaufs-Praxis

1. Perspektivenwechsel vornehmen

Ein einfacher Perspektivenwechsel in die Sichtweise des Verkäufers kann Wunder bewirken. Mit dem Ausbrechen aus der Ich-Perspektive, bekanntermassen unser aller Lieblings-Perspektive, eröffnet sich für Lösungen gefunden und die Erwartungen beider Verhandlungspartner werden leichter erfüllt. Das heisst aber nicht, dass ein Einkäufer auch nur eine Verhandlungsposition aufgeben muss.

2. Die Lieferantenentwicklungen intensivieren

Jede Kommunikation mit den Lieferanten ist wie eine Verhandlung und dient der Weiterentwicklung der Partnerschaft. Gute Lieferanten bieten eine hohe Innovationskompetenz, eine Offenlegung relevanter Prozesse und die Bereitschaft für gemeinsam zu tragende Risiken. Mit diesen Partnern erfolgt eine strategisch enge, vertrauensvolle und langfristige Zusammenarbeit. Ziel ist es, aus dem grossen Kreis der Zulieferer möglichst viele strategische Lieferanten zu entwickeln. Die langfristig angelegte Gestaltung und Intensivierung der strategischen Lieferantenbeziehungen ist eine der erfolgskritischsten Anforderungen an den Einkauf.

3. Kooperationen mit strategischen Lieferanten vereinbaren

Die Intention für strategische Lieferanten-Partnerschaften kann man mit einem Leitgedanken wie folgt charakterisieren: Kooperativer Ertragszuwachs mit freien Geschäftspartnern und umweltgerechten Produkten in gemeinsamen Einflussmärkten. Die Entwicklung von einer abwicklungsorientierten Einkaufsabteilung zu einem professionellen Hochleistungs-Einkauf wird massgeblich durch strategische Lieferanten unterstützt.

4. Sich über die Investitions-Bereitschaft des Lieferanten vergewissern

Hier ist der Begriff Kosten im Zusammenhang mit Investitionen nicht sinnvoll. Allein der Return of Investment «ROI» sollte der Massstab für Investitionen sein. Für den Begriff der Kosten kann hier gerne das Wortspiel «Ertragsorientierter Aufwand» benutzt werden, um damit den Sinn von Investitionen zu verdeutlichen. So lassen sich die Lieferanten als Wertschöpfungspartner besser für Investitionen motivieren.

5. Die ABC- (XYZ-) Analyse kontinuierlich anwenden

Effektiv kostenintensive Lieferanten und Materialien werden damit identifiziert. Mit diesem Ordnungsverfahren werden auf der Basis quantitativer Kriterien Arbeitsschwerpunkte festgelegt. Das Wesentliche wird vom Unwesentlichen getrennt und unwirtschaftliche Anstrengungen werden vermieden. Die Kombination aus der ABC-Analyse und der XYZ-Analyse wird als prioritätsorientiertes Instrument im Einkauf angewandt.

6. Die Lieferantenbewertung nutzen

Mit der Methode einer systematischen Beurteilung der Leistungen von Lieferanten anhand definierter Merkmale werden die notwendigen Handlungsfelder für den Einkauf akzentuiert. Die Lieferantenbewertung ist Teil des Lieferantenmanagements beziehungsweise der Lieferantenanalyse. Durch die Lieferantenbewertung wird eine Klassifizierung der Lieferanten vorgenommen und entsprechende Konsequenzen abgeleitet.

7. Wenige, aber die richtigen und aussagefähigen Kennzahlen verwenden

Dem Prinzip «Zahlen lügen nicht» folgend, werden immer komplexere Reporting-Systeme wie zum Beispiel die Balanced-Scorecard aufgelegt. Häufig werden dann die Erwartungen nicht erfüllt und in der Praxis entsteht eine Vergrösserung des «Zahlenfriedhofs». Das System einer erfolgreichen Führung mittels Kennzahlen ist eingebettet in eine Unternehmenskultur der Kommunikation, der Motivation und der Förderung von Eigenverantwortung. Hier Beispiele sinnvoller Kennzahlen im Einkauf:

  • Materialquote
  • Rahmenvertragsquote
  • Einkaufsvolumen in Wert und Menge pro Lieferant
  • Einkaufsvolumen in Wert und Menge pro Warengruppe
  • Anzahl Bestellungen pro Warengruppe
  • Darstellung von realisierten Einkaufsersparnissen
  • Reklamationsquote pro Lieferant
  • Termin- und Mengentreue pro Lieferant

8. Die Möglichkeiten der Digitalisierung prüfen

«Wir stehen vor einem soziokulturellen, ökonomischen und digitalen Umbruch noch nicht greifbaren Ausmasses», glaubt Horst Wiedmann, Vorstand des deutschen Bundesverbands Materialwirtschaft und Einkauf. Endziel der Digitalisierung im Einkauf sei es, die vollintegrierte Steuerung der Lieferkette über viele Zulieferer und Kunden hinweg zu erreichen. Am Ende könnte die Digitalisierung im Einkauf es sogar ermöglichen, die Ausrichtung der Produktion je nach Gewinnaussichten und Kostenstrukturen permanent zu wechseln.

Werden Maschinen bald die Weltherrschaft übernehmen?

Hier empfehle ich mehr Gelassenheit und Souveränität. Niemand zweifelt daran, dass ein Computer schneller rechnet, sich an alles erinnert und nie etwas vergisst. Aber das Modell des «Computerdenkens» ignoriert das Wesen der Komplexität, dem mit binären Optionen nicht beizukommen ist. Es ist gerade das (vorläufig) In-der-Schwebe-lassen, das Assoziative, das (momentan) Ambivalente, Unscharfe und Emotionale, das den menschlichen Geist zu seinen grossartigen Leistungen animiert. Nicht nur im Einkauf wird dieser menschliche Geist auch in der Zukunft dringend benötigt!

Erleben Sie Horst Bayer beim Seminar "Souverän in Preisgesprächen" live.
Informationen zur Veranstaltung finden Sie hier.

Autor: Horst Bayer
Ist Senior Consultant bei Peter Schreiber & Partner in Ilsfeld bei Heilbronn/De. Seine über 30-jährige berufliche Praxiserfahrung basiert sowohl auf seiner Tätigkeit als Leiter Einkauf und Logistik in der Fertigungs- und Investitionsgüterindustrie als auch als Management Consultant in einer Unternehmensberatung für Organisations- und Prozessberatung in der Materialwirtschaft. So war Horst Bayer in langjähriger Einkaufsleiter-Position bei Steel Automotive/Johnson Controls, beim führenden europäischen Beschlaghersteller Roto Frank und bei Develop/Minolta. Heute nutzt er seinen Erfahrungsschatz sowohl im Interimsmanagement Einkauf/Logistik als auch in der Beratung von Vertriebsorganisationen «durch die Brille des Einkäufers».