Zertifizierte/r Office-Manager/in ZfU

Alle Arbeitsbereiche in Unternehmen sind geprägt von neuen Technologien, Systemen und Abläufen. Mitarbeitende im Office-Management und Assistenzen leisten als Dreh- und Angelpunkte einen grossen Beitrag in der Veränderung und sorgen trotzdem für Kontinuität und Stabilität. Sie stehen dafür, dass die Abläufe reibungslos funktionieren, halten Teams und Vorgesetzten den Rücken frei und haben einen Blick für das grosse Ganze. Sie haben die Chance, eine gewichtige, sichtbare und mitgestaltende Rolle im Management zu spielen und aktiv mitzuwirken.

Das moderne Office-Management verlangt fundierte Kenntnisse über die neusten digitalen Arbeitsmittel und Fachkenntnisse zu Trends. Ebenso sind Grundlagen unter anderem in Management, Projektmanagement, Leadership und Selbstkompetenz gefragt.

Der aus 6 Modulen (8 Seminartage) und 9 E-Learnings bestehende Lehrgang wird mit einem Zertifikat abgeschlossen und richtet sich an den neusten Entwicklungen und Trends aus.
Die Reihenfolge der Module ist frei wählbar, der Start jederzeit möglich.

Professionelles Office-Management, 2 Tage
Managementziele verstehen – Vorgesetzte und Teams entlasten

• Professionelles Office-Management, Allroundkompetenzen, Unternehmens- und Management-Ziele, digitale Assistenz, künstliche Intelligenz und Big Picture
• Aktiver Team- und Führungssupport
• Managementtechniken und Führungsinstrumente
• Die starke Office-Managerin, der starke Office-Manager

Wie wirke ich auf andere? Und wie will ich wirken?, 2 Tage
Überzeugend und wirkungsvoll aufzutreten: Das ist Charisma!

• Grundlagenvermittlung: Was macht die Wirkung eines Menschen aus?
• Warum weichen Selbstbild und Fremdbild oftmals stark voneinander ab?
• S.C.I.L.-Diagnostik: Persönliches Profil für jeden Teilnehmenden
• Detaillierte Erläuterung der einzelnen Wirkmechanismen: Die vier Elemente: Sensus, Corpus, Intellektus und Lingua

Büroorganisation 4.0,1 Tag
Office-Organisation. Prozessoptimierung. Digitale Tools.

• Büroorganisation 4.0 – wohin geht die Reise?
• Prozessoptimierung mit Lean Office
• Vom Papierschreibtisch zum digitalen Schreibtisch
• Verknüpfung von Work & Life – effizientes Arbeiten im Homeoffice
• Umgang mit der Informationsflut
• Erfolgreich digital zusammenarbeiten

Künstliche Intelligenz (KI) im Office , 1 Tag
KI-Technologien im Büroalltag gezielt einsetzen

• Ein Blick in die Welt der KI (z.B. ChatGPT, Bing Chat, Microsoft Copilot, Dalle-3, Perplexity, Microsoft Designer, Canva, Quilboot & Co.)
• Grenzen und Herausforderungen der KI
• Das richtige Prompting
• Gewusst wie: Prompt-Modifikatoren
• Integration der KI-Tools in den Arbeitsalltag
• Tipps und Tricks für die Arbeit mit KI

Moderne und professionelle Korrespondenz, 1 Tag
Moderne Geschäftsbriefe und E-Mails mit Wirkung

• Modern schreiben – vom Betreff bis zur Grussformel
• Wie Sie mit dem passenden Betreff den Leser gekonnt abholen
• Anrede bei Erstkontakten, bestehenden Kontakten und Gruppen: Welche Möglichkeiten gibt es? Welche Anreden sind zeitgemäss?
• Schreibgrundsätze und Anti-Floskel-Training
• Diese Schreibgrundsätze machen E-Mails und Briefe sofort besser
• Digitale Tools und Helferlein für Ihre Korrespondenz
• Lesefluss und Layout berücksichtigen
• E-Mails sind Online-Texte, Briefe sind Print-Texte: So lässt sich der Blick am Bildschirm oder auf dem Papier sinnvoll steuern
• Einsatz von Bildern, Piktogrammen, Zitaten, Icons und Emojis in der Korrespondenz: Was darf sein, was nicht?

Schnelleinstieg ins Projektmanagement, 1 Tag
Grundlagenwissen kompakt

• Was ist ein Projekt?
• Erfolgsfaktor «Auftragsklärung»
• Auftraggeber, Projektleiter, Stakeholder – gutes Erwartungsmanagement
• Grundlagen der Projektplanung, Projektorganisation, Steuerung, Abschluss
• Definition und Kommunikation der Projektziele
• Zeit, Budget und Umfang managen – Tipps & Tricks
• Erfolgsfaktor «Mensch»: Gute Kommunikation, hilfreiche Strukturen
• Klassisch, lean, agil, hybrid – worum geht es hier?

E-Learnings

• Agiles Projektmanagement - Grundlagen, 70 Minuten
• Digitale Informationsflut effizient meistern, 60 Minuten
• Erfolgreich arbeiten im Homeoffice, 50 Minuten
• Hybrides Arbeiten: On- und offline punkten, 70 Minuten
• Klassisches Projektmanagement - Projekte erfolgreich planen, 90 Minuten
• Klassisches Projektmanagement - Projekte erfolgreich steuern, 80 Minuten
• Produktiver und zufriedener im Job, 60 Minuten
• Virtuelle Teams - Kommunikation, 50 Minuten
• Zeitmanagement, 70 Minuten